一、编制目的、依据

为适应学校档案工作发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，更好的为教学、科研及各项工作服务。

依据国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校档案工作实际情况制定。

二、编制原则

1.本大纲以国家有关档案工作法规、标准为依据，从学校实际出发，突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位和党政管理档案统揽全局的作用，力求反映学校各项职能活动的原貌。

2.本大纲规定的各项内容，既要实事求是，符合我校档案工作实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。类目划分严格按从总到分，从一般到具体的原则，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。

3.本大纲编制的类目具有相对的稳定性，按照高等学校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归于相同类别，充分反映高等学校档案形成的规律、内容和特点，并具有相对的稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

4.本办法编制的类目，原则上依照《高等学校档案实体分类法》设置，并根据我校实际设置个别类目，在类目的设置时，力求做到准确、简明、方便、实用。

三、档案实体分类及标识符号

根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容和性质，我校档案实体划分为党群、行政、学生、产品生产、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十一个主类；声像、实物、人物三个辅类，疫情防控一个专题。各类档案的类目代号、名称、主要归档部门或归档类目如下（详细内容见陕西机电职业技术学院各类档案归档范围及保管期限表）：

主 表

DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

11党务综合 学校办公室（党政办）、党总支、直属支部、党务综合材料入此。

12纪检 纪委办公室材料入此。

13组织 组织部、党校工作材料入此。

14宣传教育 学生思想政治工作 宣传工作、学生思想政治工作、学生工作部材料入此。

15统战 统战部、民主党派材料入此。

16工会 工会、教代会材料入此。

17团委 团委、学生社团材料入此。

XZ行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外）工作中形成的文件材料。

11综合 综合性文件、学校办公室（校办）、学校评估、校史、年鉴、二级学院、部、所等单位综合材料入此。

12人事 人事处、师资培养、职称评定工作材料入此。

13监察、审计 监察、审计处材料入此。

14武装、保卫 武装部、保卫处材料入此。

15总务、后勤 国资处、总务处、后勤集团、校医院材料入此。

16档案、图书 档案、图书馆材料入此。

17学校产业 资产公司、劳动服务公司、科技产业集团等材料入此。

XS学生 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

11综合 学生学籍管理的综合性文件、各班级学生名单、入此

12学生档案袋 实行一人一袋，每名学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、成绩单、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等均入此袋

13学生资助、奖学金、应征入伍等材料入此

JX教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料（按教学环节结合办学层次分类，依次为全日制专科（五年制、三年制）教育、继续教育）

11综合 教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖、学生运动会材料入此。

12学科与实验室 学科建设、专业建设、实验室建设材料入此。

13招生 招生工作材料入此。

14学籍管理 学籍方面材料入此

15课堂教学与教学实践 教学计划、教学检查、教学实践、教学大纲、校历等教学工作材料入此。

16教学改革与教学研究 教学改革、教学成果等材料入此。

17毕业生 毕业分配方案、协议、派遣名册、毕业证领取登记表等材料入此。

18教材 教材管理文件、各专业教材目录、优秀教材评选等材料入此。

KY科研 主要包括科学管理和教学实践活动中形成的文件材料

11综合 科研管理文件、科研经费、计划、学术活动、科研获奖等材料入此。

12单项科研项目

CP产品生产 主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等

11综合 产品生产与科技开发过程中形成的文件材料，计划、总结、请示、报告、统计报表等材料入此

12产品 按产品种类或项目设置类目

JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料

11综合 基建工作综合材料、基建处材料入此。

12单项工程成套材料（按项目设二级类目，独立排序）

SB仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料

11综合 仪器设备管理文件等材料、国资处设备管理及实验室建设等材料入此。

12项目 仪器设备购置审批等材料入此。

CB出版 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料

11综合 杂志社、学报编辑部等综合材料入此。

12出版物项目 校报编辑部及其他部门编辑出版的报纸入此；刊物 学报编辑部及其他部门编辑出版的正式刊物入此。书稿 学报、校报等出版的样书由各编辑部保管。

WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料

11综合 外事工作管理文件、国际交流与对外合作处综合材料入此。

12出国（境） 出国人员审批及有关业务材料入此。

13来校 外籍人士或机构来校的有关材料入此。

14国际合作与会议 国际合作与交流项目、协议、国际学术会议等材料入此。

15外国留学生工作 留学生录取审批材料、学籍、成绩、学生去向材料入此。

CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料

11综合 财务工作综合管理文件、财务处综合材料入此。

12会计报表 预、决算报表、会计报表等各种统计表入此。

13会计账簿 总账、明细账、日记账等各种账簿材料入此。

14会计凭证 各种原始凭证、记帐凭证等材料入此。

15工资清册 工资发放名册、奖金、奖学金发放名册等材料入此。

16其他

辅 表

SX声像 主要包括学校在各项活动中形成的或外部形成与学校有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘、磁盘等声像材料

SX11综合

SX12照片

SX13录音带

SX14录像带

SX15幻灯片

SX16影视胶片

SX17缩微胶片

SX18磁盘

SX19光盘 (电子载体档案)

SW实物 主要包括反映学院历史且具有长久保存价值的荣誉品、纪念品、礼品及印章等实物

11综合 学校不同时期的校徽、证件、题词、书画、模型、纪念品等

12荣誉 学院及院内各部门获省、市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗、牌匾等

13印章 使用期结束的印章

14礼品 纪念物品 证书

YQFK疫情防控 主要包括学校疫情相关工作产生的各类文件材料

学校疫情防控工作产生的各类材料入此

四、档号的编制

1.档号编制的原则

档号编制必须符合唯一、合理、稳定的要求：不得重号，方便插卷，使其有充分扩展的余地；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

2.档号结构、模式和标识

（1）档号结构包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成，分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，扩展到三级类目时，还应把三级类目代号包括进去，案卷号在分类号最下位类目顺序编码，采用阿拉伯数字标识。

（2）档号模式：年度号+分类号+案卷号

库藏多个全宗时，原则上在年度号前加全宗号，标识到文件级的还应在案卷号后面加件号。如：

标识到全宗号的为：全宗号+年度号+分类号+案卷号

标识到文件级的为：全宗号+年度号+分类号+案卷号+件号

（3）档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”连接。例如：

1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案可标为：1990—JX14—23

（4）档案的实体排架

原则上按年代、按一级类目、按年度纵向排架。在同级类目排架时，按照保管期限：永久、定期（30年和10年）的顺序排列。